Tłumaczenie notarialne to szczególny rodzaj usługi translatorskiej, wykonywanej przez tłumacza przysięgłego, który asystuje cudzoziemcowi w trakcie aktu notarialnego. Asystuje, czyli tłumaczy ustnie treść aktu, odczytywaną stopniowo przez czyniącego czynności notariusza, ale też tłumaczy wszelkie dodatkowe wyjaśnienia ze strony tegoż oraz, w drugą stronę, tłumaczy pytania cudzoziemca, a potem odpowiedzi na nie, gdyż zazwyczaj obcokrajowiec nie jest zaznajomiony z prawem polskim i siłą rzeczy pewne instytucje polskiego prawa są mu obce.
Osobiście uwielbiam tłumaczenia notarialne i chętnie podzielę się moimi doświadczeniami.
Jak wszystkie czynności tłumacza, ta czynność jest bardzo wymagająca i odpowiedzialna, a do tego wykonywana w stresie i pod wpływem adrenaliny, bo wszystko dzieje się „na żywo” w czasie rzeczywistym i każde słowo się liczy. Nie ma zacisza własnego kąta do pracy i Internetu, w którym możemy spokojnie wyszukać potrzebne słownictwo.
Jak się przygotować do tłumaczenia notarialnego
Profesjonalizm zaczyna się na długo przed wejściem do kancelarii notarialnej. Typowy akt notarialny zawiera mnóstwo utartych zwrotów, których po prostu trzeba się nauczyć. Zdarzyło mi się nie raz być wezwaną do notariusza „z partyzanta”, nie było czasu na przygotowanie. A że to nie jest miejsce na improwizację, słownictwo trzeba znać zawsze jak przysłowiowy pacierz.
Do normy należy raczej fakt wcześniejszego umawiania się na akt (jakkolwiek to brzmi). Dzień, godzina i miejsce są ustalone en avance. Pomijając przypadki przesyłania dokumentu do wglądu na 24h przed aktem, należy sumiennie zapoznać się z treścią aktu odpowiednio wcześniej. Prawo o notariacie przewiduje, że notariusz nie może udostępniać tekstu aktu osobom trzecim, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby tekst uzyskać za pośrednictwem klienta, który zlecił nam tłumaczenie. Dostęp do tekstu to prawie pewnik, że nie zaskoczy nas w trakcie czynności „rachunek powierniczy dewelopera” czy „szlichty i szachty”. Ale gwarancji nie ma. Jeszcze raz: nie zostawia się zapoznania się z tekstem na ostatnią chwilę. To raczej długie dokumenty, o długich zdaniach, czasami pozostawiających do życzenia, nafaszerowanych specjalistyczną terminologią.
Dla jednych to sprawa niewarta uwagi, dla mnie prymordialna. Nauczyłam się przygotowywać do aktu notarialnego także pod kątem wyglądu i prezencji. Ponieważ wyznaję zasadę: „co nie dotłumaczysz to dowyglądasz”, wkładam sporo wysiłku, żeby wyglądać co najmniej schudnie, a najlepiej elegancko. Tłumaczka, która wchodzi na akt notarialny jak królowa na własną audiencję, zyskuje na dzień dobry większy margines zaufania do tego co robi i kilka punktów za profesjonalizm. Choć oczywiście przebieg samego aktu ten profesjonalizm weryfikuje.
Oprócz przygotowania merytorycznego i estetycznego należy pomyśleć również o przygotowaniu logistycznym. Dojazd trzeba dobrze zaplanować, wyjechać odpowiednio wcześniej, przewidzieć korki, połączenia komunikacji publicznej, poszukiwanie parkingu (ewentualne opłaty), etc. A wszystko to po to, żeby dotrzeć do kancelarii na czas, a nawet przed czasem. Moja najdalsza trasa, póki co, to Puck-Sierakowice, czyli dobre 70 km drogi. Niestety zdarzyło mi się też spóźnić na akt i to 40 minut. Jakby powiedział Francuz: niefortunny concours de circonstances. W razie spóźnienia trzeba obowiązkowo uprzedzić kancelarię o fakcie, a klientowi w ramach miłego gestu warto policzyć mniej.
Jak wygląda sam akt
W samej kancelarii, po przedstawieniu się, przedkłada się (koniecznie) dowód osobisty i dokument uprawnień wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego. Dowód dumnie spoczywa w trakcie aktu na biurku notariusza i służy do sprawdzenia, czy wszystkie dane w tekście aktu zgadzają się z rzeczywistością. Oba dokumenty odzyskuje się po zakończeniu czynności.
Osobiście lubię przed aktem przez chwilę porozmawiać z obsługiwanym obcokrajowcem. To doskonały moment na zapoznanie się z nim, z jego sposobem mówienia, czasami na doprecyzowanie bardzo specyficznego słownictwa. Nigdy nie pomijam tego etapu tłumaczenia. Dostarcza mi wielu informacji i myślę, że działa w obie strony. Cudzoziemiec też zapoznaje się z moimi możliwościami językowymi.
Czynności rozpoczynają się na serio, gdy notariusz zajmuje miejsce za biurkiem i zaczyna odczytywać treść aktu. A zaczyna od komparycji, czyli części wstępnej określającej datę, miejsce, okoliczności oraz stawające do aktu strony. Po tytule następuje samo mięso, czyli właściwa treść dokumentu, przepisy RODO, wysokość pobranych za akt opłat i na samym końcu informacja o odczytaniu, przetłumaczeniu, przyjęciu i podpisaniu dokumentu.
Jeśli w trakcie odczytywania aktu notariusz naniósł poprawki do tekstu, wraca z nowo wydrukowanym, skorygowanym dokumentem i wszyscy (notariusz oraz stawający łącznie z tłumaczem) parafują każdą ze stron i składają podpis na ostatniej stronie. Ta wersja ląduje w archiwum kancelarii, a strony odbierają wypis, na którym widnieje jedynie podpis notariusza.
W zależności od rodzaju aktu (poświadczenie podpisu, umowa małżeńska, umowa kupna-sprzedaży nieruchomości, zgromadzenie wspólników spółki z o.o.) może on trwać od 30 minut do kilku nawet godzin. Najdłuższy akt, w jakim uczestniczyłam, rozciągnął się do 8 godzin!
Praktyczne porady
Co robić:
– najlepiej zająć miejsce naprzeciwko obcokrajowca, żeby zwracać się bezpośrednio do niego i sczytywać jego reakcje, pytać, czy wszystko jest zrozumiałe, czy ma może jakieś pytania.
– to nie tłumacz wyjaśnia zawiłości prawa polskiego, na każde pytanie obcokrajowca odpowiada notariusz, tłumacz tylko tłumaczy, nic więcej.
– jeśli coś w tekście jest niezrozumiałe, nie udaje się, że jest inaczej. Notariusz też człowiek i z chęcią wyjaśni tłumaczowi językiem użytkowym, co miał na myśli przy redakcji tekstu.
– prosić o przerwę, gdy akt się przedłuża. Tłumacz to też człowiek. A na akcie gada najwięcej.
– zachowywać się z klasą, tłumacz jest swoją własną wizytówką.
– wyceniać usługę stosownie do okoliczności, biorąc pod uwagę czas spędzony nad tekstem przez udaniem się na akt, wykształcenie, szkolenia i doświadczenie, trudy egzaminu, poniesione koszty, czas trwania aktu, język, podaż i popyt.
– pamiętać o wartości wnoszonej do czynności. Bez tłumacza strony się nie dogadają, niczego nie sprzedadzą, niczego nie kupią, nie założą żadnej spółki. Tłumacz przychodzi z rozwiązaniem problemu klienta. Działa w swojej niszy rynkowej.
Co zabrać ze sobą na akt notarialny
Przede wszystkim głowę i nerwy na wodzy. Zaraz po nich należy pamiętać o:
– ministerialnym potwierdzeniu nadania uprawnień tłumacza przysięgłego danego języka. Notariusz zaciąga z tego dokumentu sporo danych do aktu. W końcu wśród osób wymienionych jako stawający do aktu jest i tłumacz!
– dowodzie osobistym. Jest bardzo ważny. Na jego podstawie notariusz stwierdza, że tłumacz to tłumacz i z niego też czerpie sporo informacji przydatnych w akcie. UWAGA: nie ma już obowiązku podawania numeru PESEL tłumacza. UWAGA, teraz gdy istnieje możliwość zastrzeżenia dowodu osobistego, odpowiednio wcześniej przed aktem należy przywrócić jawność dowodu. W przeciwnym razie notariusz może nie wyrazić zgody na udział w akcie osoby z zastrzeżonym numerem PESEL. Zasada dotyczy tak tłumacza jak i stron aktu.
– brulionie tekstu aktu otrzymanym przed czynnością, zwłaszcza jeśli na nim są naniesione jakieś notatki, uwagi, może pytania do notariusza, bo coś było niezrozumiałe. Jednak przed rozpoczęciem czynności notariusz wręcza gotowy akt ze wszystkimi danymi personalnymi z informacją o taksach i pobranych kwotach, których często nie ma w brulionie.
– piórze/długopisie. Przydaje się do nanoszenia notatek na tekst, zaznaczania ewentualnych błędów (choć notariusz też to robi). Jeśli widzę, że notariusz pominął część zdania, też w tłumaczeniu ją pomijam, pod warunkiem, że sobie to zaznaczę. Zdarza się, że notariusz dorzuca jakieś info. Też to odnotowuję. Chodzą słuchy, że nie powinno się podpisywać aktu piórem, bo może samo pióro jest wieczne, ale podpis nim wykonany już nie koniecznie. Nie ma jednak żadnego przepisu zakazującego używania pióra wiecznego. Arcyczęsto sam notariusz składa podpis piórem, w końcu to jest classe.
– laptopie (i własnym dostępie do Internetu). Tak na wszelki wypadek. Nie pamiętam, czy kiedykolwiek mi się przydał, ale lepiej nosić niż się prosić.
– wodzie do picia. Najczęściej w kancelarii napojów nie brakuję, ale tłumacz w trakcie aktu mówi najwięcej, stąd dla własnego komfortu mam zawsze ze sobą mój „kubek królowej” i dyskretnie z niego popijam w dogodnej chwili wytchnienia dla aparatu mowy.
Podsumowanie
Tłumaczenia notarialne to wysokospecjalistyczna usługa wymagająca perfekcyjnej znajomości języka, solidnej wiedzy prawniczej i umiejętności pracy pod presją. Kluczem jest przygotowanie merytoryczne i logistyczne. Dzięki właściwej organizacji i przygotowaniu, można łatwo sprostać wymaganiom klienta, zachować spokój i klasę, wyciągać mnóstwo frajdy z każdego zlecenia i podnosić poziom profesjonalizmu i reputację jako tłumacza przysięgłego.
Powodzenia!
